Introducere

Politica de confidentialitate Optimis explica modul in care tratam datele dvs. cu caracter personal si in care va protejam confidentialitatea atunci când utilizati Serviciile noastre.

Utilizarea platformei Optimis implica acceptarea Termenilor si conditiilor impreuna cu Politica de confidentialitate. Recomandam citirea cu atentie a acestora. Ne rezervam dreptul de a modifica aceste prevederi fara o alta notificare. Cea mai recenta versiune poate fi gasita accesand aceasta pagina.

1. Baza legala

Conform prevederilor legale pentru protectia persoanelor, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date avem obligatia de a pastra confidentialitatea si de a utiliza in conditii de siguranta datele personale pe care ni le furnizati despre Dvs. numai in scopuri asociate furnizarii si comercializarii Serviciului nostru.

Prelucrarea datelor Dvs. se face fie pe baza consimtamântului Dvs., fie in cazul in care prelucrarea este necesara pentru executarea contractului Dvs. de servicii Optimis la care sunteti parte sau pentru a lua masuri de solicitarea de inchidere contract servicii Optimis conform GDPR art. 6(1).

Pentru a utiliza serviciile Optimis trebuie sa ne furnizati datele personale necesare executarii contractului de utilizare servicii Optimis.

2. Ce informatii colectam?

Colectam, stocam si gestionam urmatoarele categorii de date ce vor fi procesate de Dvs. si in numele Dvs. strict in scopul furnizarii Serviciilor Optimis.

Datele contului Dvs. Optimis, date de baza ale firmei Dvs., cum ar fi cod fiscal, numar inregistrare, telefon, email, adresa firmei, datele persoanei de contact (Administratorului de sistem Optimis, nume prenume, email), datele Dvs. de acces in sistem (nume cont, nume utilizator, parola);

Datele de configurare pentru sistemul Dvs. Optimis, date introduse de Dvs. direct in interfata sistemului Optimis cum ar fi: date despre firma Dvs, date bancare, logo, puncte de lucru, date personale ale utilizatorilor creati de Dvs., drepturi de acces ale utilizatorilor creati, configurarile de setari pentru toate tipurile de documente gestionate de Dvs. in cadrul sistemului, cat si toate celelalte date de configurare sistem Optimis aferent modulelor Optimis utilizate de Dvs.

Datele de contact ale clientilor definiti de Dvs., date despre clienti, furnizori, parteneri, persoane de contact ale acestora si nu numai, asociate sau nu la ale inregistrari gestionate in cadrul sistemului Optimis cum ar fi facturi, oferte, activitati, produse, liste de preturi sau alte inregistrari aferente modulelor Optimis utilizate de Dvs. in cadrul serviciului.

Date generate de Dvs. prin utilizarea sistemului, date si inregistrari generate, stocate si gestionate de sistem pe baza celorlalte tipuri de date mentionate mai sus, cum ar fi facturi, oferte, nir-uri, sau alte documente si inregistrari sau alte inregistrari aferente modulelor Optimis utilizate de Dvs. in cadrul serviciului.

Puteti crea, edita, modifica si sterge toate datele administrate de Dvs. prin interfata utilizator al sistemului Optimis. Daca o anumita operatiune specifica privind datele personale nu poate fi efectuata de catre utilizatorul sistemului Optimis prin interfata de utilizator puteti sa ne trimiteti o sesizare cu descrierea necesitati Dvs. pe adresa de mail [email protected]

3. Pentru ce folosim informatiile colectate?

Orice informatie colectata de la Dvs. poate fi folosita numai in scopul furnizarii Serviciilor Optimis având unul sau mai multe din urmatoarele scopuri:
- pentru a va permite sa controlati continutul Dvs. in cadrul sistemului inclusiv pentru a personaliza functionalitatile sistemului, pentru a inbunatati serviciile Optimis;
- pentru a stabili canalul principal de comunicare cu Dvs, pentru a va identifica ca parte contractanta, pentru a va permite sa va autentificati in sistemul Optimis;
- pentru emiterea facturilor pentru serviciile Optimis oferite, pentru trimiterea mesajelor importante in legatura cu facturile scadente, amintire plati, restante sau pentru recuperarea si solutionarea oricaror incidente aflate in legatura cu furnizarea serviciilor Optimis catre Dvs.

4. Cum protejam informatiile colectate?

Luam in serios protectia datelor, securitatea si conformarea cu legislatia privind protectia datelor cu caracter personal si a vietii private, am luat toate masurile tehnice si organizationale pentru protejarea si securitatea datelor, lucram numai cu furnizori de servicii cloud sau infrastructura de stocare, servere ce se conformeaza cerintelor GDPR.

Stocam informatiile, inclusiv cele cu caracter personal in centre de date de ultima generatie ce ofera servicii de infrastructura conforme cu GDPR. Datele stocate in bazele de date relationate sunt replicate automat zilnic catre servere secundare.

Toate transmisiile de date sunt criptate, comunicatia intre Dvs. si sistemul Optimis cat si cele de tip administrativ intern este securizat prin Secure Socket Layer (SSL, HTTPS, VPN) si sunt bazate pe standarde binecunoscute din industria de specialitate, standarde ce garanteaza integritatea datelor.

Confidentialitatea este asigurata prin accesul exclusiv la datele procesate numai de catre personalul autorizat Optimis exclusiv in scopul derularii activitatilor aferente furnizarii Serviciului Optimis, daca este cazul subcontractantii trebuie sa semneze un acord de confidentialitate.

Disponibilitatea ridicata a sistemului Optimis este oferita de catre arhitectura sistemului bazata pe micro-containere, load-balancing (echilibrarea incarcarii) si redundanta sistemelor.

Monitorizam in permanenta sistemul Optimis, folosind cele mai avansate metode si tehnici de notificare si raportare incidente de utilizare, securitate, tentativa de acces sau utilizare frauduloasa, logam in cadrul sistemului Dvs. Optimis modificarile realizate de Dvs. sau de utilizatorii definiti de Dvs. pe diferite inregistrari de sistem.

Notificarea privind incalcarea datelor cu caracter personal o vom face conform reglementarilor aferente si daca datele Dvs. sunt compromise, va vom notifica prin email pe Dvs. in calitate de proprietar sistem Optimis cat si pe autoritatea de supraveghere si monitorizare in decurs de 72 ore furnizând suficiente detalii cu privire la datele afectate si amploarea incidentului. "incalcarea datelor cu caracter personal" inseamna o incalcare a securitatii care duce la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvaluirea neautorizata sau accesarea neautorizata a datelor personale transmise, stocate sau prelucrate in alt mod in legatura cu furnizarea serviciului.

5. Divulgarea informatiilor

Nu divulgam informatiile Dvs. tertilor decât daca ne-ati autorizat explicit in acest sens sau daca suntem obligati prin lege pentru furnizarea datelor catre organele de drept.

Nu vindem sau transferam tertilor nici o informatie de identificare personala.

Partenerii sau subcontractorii cu care in relatie de parteneriat realizam diferite activitati de dezvoltare, suport sau comercializare a Serviciilor Optimis pot avea acces la anumite date inclusiv la cele de identificare personala insa vor avea obligatia contractuala de a pastra confidentialitatea informatiilor.

6. Cookie-uri

In ideea de a oferi un serviciu personalizat utilizatorilor nostri, Optimis poate folosi cookie-uri pentru a facilita stocarea si urmarirea preferintelor dvs. Spre exemplu, putem folosi cookie-uri pentru a va putea identifica si pentru a va putea furniza informatii si servicii bazate pe preferintele pe care vi le-ati exprimat in vizitele dvs. anterioare. De asemenea, retele terte de publicitate online pot folosi cookie-uri pentru a putea adapta mesajele publicitare in functie de preferintele dvs. Cookie-urile sunt fisiere de tip text, oferite browserului dvs. de un server web si stocate apoi pe hard-discul computerului dvs.. Folosirea cookie-urilor este un standard actual la multe dintre siteurile importante pe care le vizitati. Majoritatea browserelor sunt setate sa accepte cookie-uri. Daca insa preferati acest lucru, puteti reseta browserul dvs. fie sa va anunte ori de cate ori primiti cate un cookie fie sa refuze chiar acceptarea cookie-urilor.

Utilizand acest site si platforma Optimis, sunteti de acord cu modul de utilizare de catre noi a cookie-urilor, in conformitate cu aceasta Politica privind utilizarea lor.

Daca nu sunteti de acord cu modul nostru de utilizare a cookie-urilor, trebuie sa setati corespunzator setarile browser-ului dumneavoastra.

Decuplarea cookie-urilor pe care le utilizam ar putea afecta experienta dumneavoastra ca utilizator pe acest site si pe platforma Optimis.

Accesand acest site si sistemul Optimis se pot plasa urmatoarele tipuri de cookie-uri:
– de performanta: acestea retin preferintele utilizatorului;
– de analiza a vizitatorilor: acestea ne spun daca ati mai vizitat acest site pana acum; browserul ne va spune daca aveti acest cookie, iar daca nu, vom genera unul;
– pentru geotargetting: acestea sunt utilizate de catre un soft care stabileste din ce tara proveniti, sunt complet anonime si sunt folosite doar pentru targetarea continutului;
– de inregistrare: acestea ne anunta daca sunteti inregistrat sau nu, ne arata contul cu care sunteti inregistrat si daca aveti permisiunea pentru un anumit serviciu;
– pentru publicitate: pe baza acestora putem afla daca ati vizualizat sau nu o reclama online, ce tip de reclama si cat timp a trecut de cand ati vizualizat aceasta reclama.

Mai multe despre cookie-uri aici.

7. Pastrarea datelor

Toate datele introduse de Dvs. si de utilizatorii definiti de Dvs. in sistemul Optimis vor fi sterse imediat ce sistemul Dvs. Optimis este sters.

Datele cu privire la informatiile despre contul Dvs. Optimis pot fi pastrate mai multi ani in conformitate cu reglementarile fiscale.

Ne rezervam dreptul de a nu sterge informatii sau evidente personale, daca suntem obligati de lege sa pastram acele informatii sau acele evidente.

8. Conformitate GDPR

Datorita alinierii cu legislatia europeana a prevederilor privind protectia datelor cu caracter personal, Optimis foloseste metode tehnice si organizationale de securitate conforme cu prevederile GDPR pentru protejarea datelor personale prelucrate.

Orice persoana fizica ale carei date personale au fost procesate de catre Optimis are dreptul sa:
- acceseze datele personale procesate;
- trimita o solicitare catre Optimis pentru a corecta datele personale procesate;
- trimita o solicitare catre Optimis pentru a fi inlaturate datele sale din baza de date;
- obiecteze impotriva procesarii datelor personale de catre Optimis;
- inainteze o plângere catre autoritatea de monitorizare.

Adresa de contact pentru Optimis, referitoare la GDPR este: [email protected]

Ultima modificare: 5 ianuarie 2023