În momentul în care procesele interne de lucru dintr-o companie nu au un flux automatizat, informaţiile deţinute nu sunt centralizate, sau crește numărul erorilor, este evident că trebuie analizată opţiunea de a implementa o soluţie tehnologică de planificare a resurselor și automatizare a activităţilor zilnice. Soluţiile de tip CRM, ERP, SFA sau Fintech fac parte din noile tehnologii și sunt dedicate standardizării și eficientizării modului de lucru al companiilor.

Fiecare dintre aceste tipuri de soluţii de management integrat dispune de o gamă variată de funcţionalităţi și este pliabilă oricărui tip de business, de orice dimensiune sau din orice domeniu de activitate.

Pentru a fi luată în calcul, o soluţie software trebuie să îndeplinească câteva condiţii esenţiale:
• Să dispună de o interfaţă intuitivă
• Să fie ușor și rapid de implementat
• Să fie customizabilă
• Să se poată dezvolta odată cu creșterea businessului
• Să ușureze și să fluidizeze procesele de lucru
• Să ofere suport tehnic

Procesul de alegere a soluţiei software potrivite necesită urmărirea unor pași care te ajută să alegi varianta optimă pentru activitatea pe care o desfășori.

Primul pas îl reprezintă definirea obiectivelor pe care dorești să le atingi prin utilizarea unui sistem software. Acestea pot fi legate de îmbunătăţirea relaţiei cu clienţii, creșterea vânzărilor, eficentizarea comunicării între toate departamentele companiei, automatizarea procesului de vânzări pentru echipele de pe teren, automatizarea extraselor bancare sau a procesului de transmitere a documentelor către contabilitate. În funcţie de obiectivele pe care ţi le-ai propus, trebuie să stabilești ce tip de soluţie de management integrat este potrivită pentru tine:
• Un sistem CRM reprezintă un set de strategii dedicate atragerii și fidelizării clienţilor
• ERP-ul se referă la planficarea tuturor resurselor unei companii
• SFA-ul este o soluţie dedicată activităţilor de vânzări
• Fintech (tehnologie financiară) este dedicată utilizării software-ului în furnizarea și susţinerea serviciilor financiare și bancare.

Al doilea pas în alegerea soluţiei potrivite implică informarea despre sistemele tehnologice existente pe piaţă, și consultarea furnizorilor de servicii software. De asemenea, trebuie să existe posibilitatea de integrare a noului sistem cu alte aplicaţii de business pe care le folosești (aplicaţii de facturare, calendar, sau alte aplicaţii de management al activităţii angajaţilor). În acest punct al procesului este recomandat să testezi aplicaţiile care ţi se par relevante, prin utilizarea unei variante demo. Această etapă te ajută să iei cea mai bună decizie în ceea ce privește tipul de sistem potrivit afacerii tale.

Click aici pentru a testa gratuit timp de 30 de zile funcţionalităţile soluţiei Optimis.

Următorul pas în alegerea soluţiei potrivite este definirea proceselor de lucru și identificarea punctelor cheie care ar putea aduce rezultate concrete. Centralizarea acestor informaţii ajută furnizorul de software să înţeleagă procesele interne, având în vedere că fiecare companie are definit un flux de lucru specific. Deși în portofoliul furnizorului există mai multe companii din același domeniu de activitate, fiecare dintre acestea necestită o abordare unică, bazată pe procesele interne de lucru.

Urmatoarea etapă se referă la customizarea aplicaţiei. Înainte de a alege soluţia potrivită ar trebui să te asiguri că furnizorul poate personaliza aplicaţia pentru situaţiile specifice activităţii businessului tău. În acest punct trebuie să păstrezi o stransă colaborare cu echipa de dezvoltare care se ocupă de proiectul tău. Va trebui să ai acces la informaţii și să fii mereu la curent cu fiecare etapă a dezvoltării pentru a te asigura că soluţia va fi perfect adaptată proceselor tale de lucru. De asemenea, posibilitatea customizării aplicaţiei este necesară și pentru a se adapta pe măsura creșterii afacerii.

Ultimul pas în luarea deciziei este stabilirea bugetului. În prezent, tehnologiile software sunt din ce în ce mai accesibile, fiind eliminată necesitatea achiziţionării echipamentelor software și hardware datorită apariţiei serviciilor în Cloud. În funcţie de bugetul alocat, poţi opta pentru plata unui abonament lunar sau pentru achiziţia integrală a soluţiei.

Implementarea unei soluţii tehnologice complete face parte din topul acţiunilor care ajută o companie să se dezvolte constant. Ţinând cont de pașii descriși anterior, cu sigranţă vei alege cea mai bună variantă de software care să te conducă spre atingerea obiectivelor propuse.