România este unul dintre cei mai mari utilizatori de tehnologie din Europa. Petrecem foarte mult timp pe telefon, tabletă sau calculator. Era agendelor și a notiţelor pe hârtie este de mult depășită, astfel cantitatea de hârtie folosită ar trebui să fie redusă considerabil. Însă, în fiecare an, cantitatea de hârtie consumată este tot mai mare. Acest lucru se întâmplă pentru că, deși am înlocuit scrisul de mână cu scrisul la calculator, nu evităm deloc butonul de print.

Știaţi că:
• O persoană din mediul urban aruncă la gunoi aproximativ 150 Kg de hârtie pe an
• Pentru fabricarea unei tone de hârtie sunt necesari 17 copaci
• Hârtia se descompune în aproape 2 ani
• O tonă de hârtie reciclată înseamnă 27 Kg de noxe mai puţin

Transformarea digitală, implicit renunţarea la a lucra cu atât de multe hârtii, este o strategie din ce în ce mai utilizată de către companii. Acest tip de abordare ușurează managementul documentelor și reduce costurile, economisind banii folosiţi pentru administrarea hârtiei. De asemenea, eliminarea proceselor consumatoare de timp legate de administrarea documentelor printate maximizează productivitatea și sporește în mod vizibil eficienţa muncii.

Vrem să îţi împărtășim câteva sfaturi despre cum Optimis te poate ajuta să te îndrepţi spre managementul digital al businessului tău.

1. Planifică-ţi taskurile și activităţile viitoare în format electronic

Când ai foarte multe lucruri de făcut într-o zi, trebuie să le planifici eficient astfel încât să le realizezi cu succes pe toate. Este ineficient să le notezi pe hârtie. Organizează toate taskurile în Optimis și prioritizează-le în funcţie de importanţa lor. Astfel poţi urmări statusul fiecăruia.

2. Înregistrează totul în sistem

Gestionează baza de date, interacţiunile cu clienţii și oportunităţile de vânzări folosind un instrument care să prezinte o situaţie la zi a activităţii businessului tău. Renunţă la post-iturile de pe birou, sau la agendele aglomerate cu informaţii foarte greu de găsit. Înregistrează în Optimis întâlnirile de afaceri și conferinţele sau sedinţele și realizează un plan pentru perioada ce urmează.

3. Evită butonul de print

Cu toţii avem nevoie de multe informaţii pentru a ne desfășura corect activităţile zilnice de la birou. Însă, pentru ca munca noastră să fie eficientă, trebuie să evitam să păstrăm informaţii pe hârtie. Toate datele necesare desfășurării activităţii companiei sunt păstrate în sistem și operaţiunile interne sunt automatizate, astfel încât să evităm butonul de print.

4. Trimite în format electronic

Utilizează un sistem software pentru a automatiza partajarea documentelor sau trimiterea emailurilor pentru a avea toate informaţiile într-un singur loc și, în plus, vei economisi timp pentru toate aceste procese.

5. Utilizează formularele online

Eficientizează comunicarea cu clienţii și partenerii companiei tale cu ajutorul formularelor online. Nu mai este nevoie ca aceștia să completeze formulare printate pentru diverse acţiuni pe care le desfășori, ci acestea pot fi accesate online prin intermediul site-ului tău, prin email sau newsletter, iar toate informaţiile completate acolo se înregistrează automat în sistem.

6. Raportarea

În prezent, raportarea reprezintă partea principală în monitorizarea evoluţiei unui business. Pentru a face acest lucru, trebuie să extragem date din mai multe surse și trebuie să ne asigurăm că acele date sunt corecte. Utilizând Optimis, vei avea toate informaţiile într-un singur loc și le poţi folosi cu ușurinţă pentru raportare.

7. Cloud

Renunţă la printarea documentelor și la arhivarea lor fizică. Utlizând Optimis, toate informaţiile sunt salvate și păstrate în Cloud, oferindu-ţi siguranţă și acces oricând, de oriunde, de pe orice tip de dispozitiv mobil.

Descoperă toate funcţionalităţile soluţiei Optimis