Anul 2019 este anul în care adoptăm mai mult decât oricând tehnologia atât la locul de muncă cât și în viaţa personală. Anul în care generaţia Z (nascuţi dupa 1995) intră pe piaţa muncii, iar majoritatea se așteaptă să utilizeze cele mai înalte tehnologii la locul de muncă. Există deja o adopţie sporită a VR (realitate virtuala) în afaceri, de la evaluări online de produse și până la demo-uri virtuale.

În acest context al unei ere complet digitalizată, există în continuare o mulţime de companii în Romania care se bazează pe foile de calcul în Excel pentru a urmări vânzările, datele despre clienţi și pentru a crea rapoarte. Acest instrument de calcul, lansat cu peste 30 de ani în urmă, a fost dezvoltat pentru prelucrarea cifrelor și nu a informaţiilor de business.

În Excel nu ai posibilitatea să asociezi oferte, facturi, rapoarte de activităţi, emailuri sau alte documente care te ajută să ai o viziune completă asupra unei colaborări. Lipsa de corelare între informaţii duce rapid la un stil de management neproductiv. De asemenea, riscul să existe mai multe versiuni ale aceleași situaţii este unul imposibil de eliminat. De aceea este foarte important ca toate departamentele să lucreze automatizat, pornind de la o bază de date comuna.

Pentru a gestiona eficient toate procesele din cadrul companiei și pentru a optimiza fiecare informaţie pe care o deţii ai nevoie de o abordare diferită faţă de cea oferită de ultilizarea foilor de calcul în Excel.

Te întrebi dacă ai nevoie de un soft CRM în locul foilor de calcul în Excel?

Să vorbim despre Optimis și tot ce poate face mai bine decât Excel.

Optimis te susţine sa pui bazele unei afaceri durabile și să o dezvolţi gestionând toate aspectele operaţionale, de la oportunităţi, clienţi, vânzări, stocuri, până la partea financiară de facturi, tranzacţii și solduri. Toate aceste procese interne sunt automatizate, eliminând timpul de prelucrare manuală a datelor și implicit riscul erorilor. Toate activităţile desfășurate în cadrul businessului tău sunt corelate și usor de urmărit. Informaţiile pe care le deţii sunt centralizate și creează o comunicare facilă între toate departamentele.

Optimis vs. Excel

Personalizarea interacţiunilor
• Optimis este sursa ideală pentru diverse strategii de comunicare și marketing. Sistemul te ajută să urmărești toate interacţiunile companiei cu clienţii într-o singură bază de date, indiferent de sursa din care provin. Astfel poţi răspunde nevoilor individuale ale acestora și poţi avea o abordate personalizată, bazată pe dorinţele fiecărui client.
• Excel poate înregistra informaţii, însă nu permite centralizarea și asocierea fiecărei interacţiuni cu clienţii. Folosind acest instrument de lucru, este imposibil de gestionat fiecare interacţiune, astfel că toţi clienţii vor avea parte de o abordare standard.

Îmbunătăţirea procesului de vânzare
• Cu Optimis, întregul proces de vânzare este automatizat. Pornind de la prima interacţiune, ofertă sau comandă și până la vânzarea propriu-zisă, Optimis eficientizează fiecare pas, monitorizează și optimizează fiecare oportunitate.
• Excel nu permite automatizarea proceselor de vânzare. Înregistrarea informaţiilor pe diferite tipuri de documente (oferte, comenzi, facturi) se face manual, necesită foarte mult timp și nu oferă certitudinea datelor corecte.

Accesibilitate
• Optimis este o soluţie software disponibilă pe orice tip de dispozitiv mobil, permiţând accesul la informaţii în timp real, oricând, de oriunde. Toţi membrii echipei vor beneficia de informaţii corecte indiferent daca sunt la birou sau nu.
• Foile de calcul în Excel nu permit partajarea informaţiilor noi cu toţi membrii echipei, în timp ce aceștia nu se afla la birou. Datele noi se stochează doar pe dispozitivul pe care sunt înregistrate.

Integrare
• Optimis permite integrarea cu alte tipuri de software, dispozitive sau instrumente de marketing. Datele se portează automat din diverse tipuri de sabloane, eliminând completarea manuală și implicit riscul greșelilor.
• Folosind Excel, nu există o integrare directă cu alte pachete software. Lucrând în Excel, toate informaţiile trebuie completate manual

Customizare
• Customizarea reprezintă un avantaj major al utilizării sistemului Optimis. Soluţia poate fi adaptată fluxului tău de lucru pentru a funcţiona perfect în situaţiile unice specifice activităţii businessului tău.
• Deși Excel este un instrument de lucru foarte cunoscut și ușor de înţeles, nu există disponibilitate în ceea ce privește personalizarea acestuia. Excel oferă șabloane simple de date, nefiind flexibil pentru a se adapta diverselor domenii de activitate.

Backup-ul datelor
• Serverele Optimis sunt echipate cu soluţii optime pentru stocarea datelor și efectuează backup zilnic. Astfel, nu există riscul de pierdere a informaţiilor. În cazul în care, dintr-o eroare, ai șters sau modificat înregistrări din sistem, Optimis permite restaurarea informaţiilor pierdute sau modificate.
• Folosind Excel, salvarea datelor este propria ta responsabilitate. Riscul de a pierde informaţii este foarte mare și, de cele mai multe ori, nu există un backup al informaţiilor pentru restaurarea acestora.

Deși Excel este un instrument cunoscut și relativ ușor de utilizat, cu siguranţă nu este cel mai eficient mod de a colecta, analiza și gestiona datele afacerii tale, cu atât mai mult dacă îţi dorești ca businessul tău să se dezvolte.

Dacă încă folosești Excel, a venit momentul să faci o schimbare. Adaptează-te noilor tehnologii și beneficiază de toate avantajele pe care acestea și le pot oferi, pentru a-ţi dezvolta afacerea.

Testează soluţia Optimis gratuit